Tietosuojaseloste
Käsittelemme henkilötietoja tietosuojasäännösten, tietosuoja-asetuksen ja -lain (GDPR), muun lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Rekisterinpitäjä
Westhouse Oy LKV
Y-tunnus: 0784296-4
Osoite: Haukilahdenkatu 16, 02170 Espoo
email: info@westhouse.fi
Yhteys rekisteriä koskevissa asioissa
Kaikissa henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä yhteys kirjallisesti info@westhouse.fi
Rekisterin nimi
Westhousen asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriin rekisteröidyt henkilöt ovat olemassa olevia asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita tai vanhoja asiakkaita. Henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakassuhteiden hoitaminen ja asiakaspalvelu
- Lakisääteisten kiinteistönvälitykseen liittyvien tietojen säilyttämiseen
- Palveluiden tarjoaminen
- Asiakassuhteiden analysointi ja raportointi
- Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
- Markkinoinnin, viestinnän ja myynnin hoitaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta
Mitä tietoja keräämme
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
- Henkilön etu- ja sukunimi, sukupuoli, sähköposti, puhelinnumero, henkilöturvatunnus, yhteystiedot
- Tieto vierailijan selaimen kautta saadusta laitteesta, käyttäjän IP-osoite, kellonaika, käytetyt sivut, mistä osoitteesta vierailija on tullut sivulle, selain, verkkotunnus josta vierailija on tullut sivulle (jälleenmarkkinointia varten)
- Yksityiskohtaiset tiedot asunnosta (myyjä)
- Postituslistat
Riippuen asiakassuhteesta, rekisteröidyt tiedot saattavat poiketa. Tietoja tallennetaan käyttötarkoituksen mukaan.
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää asunnon ostajien ja myyjien, vuokraajien ja vuokranantajien sekä muiden toimeksiantajien henkilötietoja 10 vuotta.
Potentiaalisten asiakkaiden osalta henkilötietoja säilytetään 3 vuotta tai niin kauan kuin asiakkaan tarve palvelulle on voimassa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoa kerätään, kun henkilöt tulevat Westhousen Oy LKV:n asiakkaaksi (ovat kiinnostuneita kohteista tai etsivät tietyntyyppisiä kohteita), tekevät myyntitoimeksiantosopimuksen, kun he täyttävät yhteydenottolomakkeen kotisivuilla tai asuntoportaaleissa, tai ottavat yhteyttä sähköpostitse. Tietoja kerätään myös arvontojen ja kyselyiden yhteydessä. Jälleenmarkkinointia varten tietoa kerätään, kun henkilöt vierailevat kotisivuilla (evästeet). Tietoa kerätään myös ulkopuolisista lähteistä, kuten asuntoportaaleista, sosiaalisesta mediasta, julkisista rekistereistä ja hakemistopalveluista.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille lain edellyttämissä tapauksissa. Rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja kaupanteon yhteydessä osapuolten pankeille, isännöitsijälle, verottajalle ja maanmittauslaitokselle. Lisäksi Kiinteistövälitysalan keskusliitolle menee tieto toteutuneista kaupoista tietokannan ylläpitoa varten.
Westhouse Oy LKV käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia teknisten ratkaisujen ja palvelujen ylläpitoon sekä tallennettujen tietojen säilyttämiseen ja prosessointiin. Tietoihin pääsee käsiksi erillisen käyttöliittymän tai palvelimen kautta. Palveluntarjoajilla on pääsy kyseisiin tietoihin. Palveluntarjoajien kanssa on sovittu kirjallisesti henkilötietojen lain ja säädösten mukaisesta käsittelystä.
Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille tilanteissa, joissa voimassa oleva laki tai asetus tai viranomaisten määräys niin vaatii. Lisäksi tietoja luovutetaan palveluiden turvallisuuden takaamiseksi ja sopimusehtojen noudattamisen varmistamiseksi.
Westhouse Oy LKV käyttää kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, kuten data-analyysipalveluita, sähköpostipalveluita ja luottotietoyhtiöitä.
Henkilötietojen kansainvälinen siirtäminen
Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
A Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa.
B Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Sähköisesti tallennetut tiedot ovat suojatulla palvelimella tai palveluntarjoajan palvelussa, joka on suojattu. Tallennettuun tietoon pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjän työntekijät, joille se on tarpeellista työtehtävien kannalta. Rekisteriä suojataan palomuurein, salasanoin ja alan standardien mukaisesti teknisten suojausjärjestelmien avulla.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kun henkilö haluaa tarkistuttaa tietonsa, tulee hän lähettää allekirjoitettu tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle yllä mainittuun osoitteeseen.
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskeva virheellinen tieto oikaistavaksi, täydennettäväksi tai poistettavaksi, mikäli tieto on puutteellinen, vanhentunut, virheellinen tai tarpeeton. Kun henkilö haluaa muuttaa tietojaan, tulee hänen lähettää allekirjoitettu muutospyyntö rekisterinpitäjälle osoitteeseen info@westhouse.fi.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Westhouse Oy LKV saattaa käyttää asiakasrekisterissä olevia tietoja suoramarkkinointia, etämyyntiä ja jälleenmarkkinointia varten. Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja.